LEADERSHIP DNEVNIK by SINIŠA DROBNJAK: Sastanak – nužno zlo ili ključna poluga?

Kad pričamo o temi upravljanja tvrtkom i vođenja ljudi u timu, evidentno je da ćemo značajnu količinu vremena morati investirati u sastanke.

Sastanak je ključni alat menadžera, bez kojeg nije moguće definirati godišnje i kvartalne ishode koje tvrtka i tim moraju postići, nije moguće iskomunicirati sve probleme i prepreke u poslovanju i unutar tima, nije moguće pratiti ključne pokazatelje i držati ljude odgovornima za njihovo izvršenje – nije moguće ostvariti svrhu poslovanja i postojanja tvrtke. 

Što je to onda problematično u sastancima, jer kad pitam svoje poznanike iz poslovnog svijeta, što im je draže – odlazak u kino ili sudjelovanje na sastanku, još mi se nije dogodilo da mi netko kaže da mu je draži sastanak.

Kao i dobar film i sastanak mora imati dinamiku, problem i konkurenta (protivnika) koji nas ugrožava ili cilj koji nam se u tom trenutku čini dalek i nedostižan, da bi bio interesantan i poslovno koristan.

Takav produktivan sastanak mora imati jasno definiranu agendu, mora se ponavljati jednom tjedno, poželjno uvijek u isto vrijeme i mora imati jasna pravila igre prema kojima će sastanak odvijati.

Bez tako posloženog sastanak teško je i neizvjesno osigurati ostvarenje kvartalnih ishoda, koji su nam uvijek prva i najbliža meta koju želimo “pogoditi” svakih 90 dana.

Centralni dio sastanka treba biti posvećen raspravi o preprekama koji moramo savladati i izazovima s kojima se zaposlenici suočavaju u izvršenju svojih tjednih zadataka ili ostvarenju kvartalnih ishoda.

I u vlastitom poslovanju sam često bio žrtva loše pripremljenih sastanaka, neproduktivne diskusije i odugovlačenja s donošenjem odluka – sve navedeno pripada kategoriji “smrtnih grijehova” uspješnog poduzetnika.

Ako pričamo o raspravi, ona ne smije biti diskusija bez kraja i početka, uz nadglasavanje i nametanje isključivih stavova i vlastitog mišljenja.

Kvalitetna rasprava ima tri dijela:

• Definiranje stvarnog problema
• Diskusiju
• Definiranje riješenja (i donošenje odluka)

Prečesto krenemo odmah sa diskusijom, a da uopće nismo definirali koji je stvarni problem koji riješavamo. Drugim riječima, ako se bavimo diskusijom o posljedicama, a ne o uzroku problema, uzalud trošimo vrijeme.

Diskusija u zdravom timu mora biti na razini zdravog konflikta. To znači iznošenje svih mišljenja samo jednom (jer je sve više od toga politiziranje), u svrhu interesa poboljšanja poslovanja tvrtke. Konflikt i suprotstavljanje mišljenja je dobrodošlo, jer sudionicima omogućuje da sagledaju problem iz više različitih prespektiva.

Nakon diskusije slijedi donošenje odluka – suprotno društveno prihvaćenom mišljenju, ključne odluke u poslovanju se nikada ne smiju donositi konsenzusom ili glasanjem.

Jedna od najopsežnijih poslovnih analiza američkih tvrtki pokazala je da ni jedna ključna odluka u poslovanju nije bila donešena konsenzusom.

Potrebno je da svaki član tima iznese svoje mišljenje i da bude saslušan, ali odluku uvijek mora na kraju donijeti odgovorna osoba za taj ishod ili ključni operativac u tvrtki.

Stoga napravite i vi od svojih sastanaka ključnu polugu za upravljanje tvrtkom i ostvarite planirane ishode na vrijeme.